Im Menüpunkt Organisation können Sie Rahmendaten der Aktion festlegen.

Mit Aktionstagen unterteilen Sie die Sternsinger-Aktion in Ihrer Gemeinde in Zeitabschnitte. Damit können Sie dann später planen:

• Wann sich die einzelnen Personen (Sternsinger, Begleiter, Organisatoren) an der Aktion beteiligen
• Welche Straßen und Haushalte zu welchen Zeitpunkten besucht werden

Benötigen Sie eine genauere Steuerung, können Sie auch einen einzelnen Tag in mehrere Aktionstage (z.B. vormittags und nachmittags) unterteilen.

Wenn Sie den ersten Aktionstag hinzufügen möchten, klicken Sie hierzu auf „Aktionstag hinzufügen“. Es öffnet sich ein Fenster, indem Sie das Start- und Enddatum sowie die Start- und Endzeit des Aktionstages auswählen können (Ein Aktionstag sollte maximal einen Tag umfassen). Speichern Sie ihre Eingabe mit Klick auf den Haken und anschließend auf den „Fertig-Button“.

Nun wird der eingetragene Aktionstag angezeigt. Sie können diesen jederzeit bearbeiten oder weitere hinzufügen. Klicken Sie zunächst auf den „Bearbeiten-Button“ und dann auf „Aktionstage hinzufügen“, um einen weiteren Aktionstag anzulegen oder auf den bestehenden Tag, um diesen zu bearbeiten. Mit Klick auf den Papierkorb kann der Aktionstag auch gelöscht werden.

Hier können Sie festlegen, wo die Aktion in Ihrer Gemeinde/Institution hauptsächlich stattfindet. Die Adresse wird Ihren Gruppen in der mobilen App angezeigt. In der Regel bietet sich somit eine gemeinsamer Treffpunkt für die Gruppen an, z.B. das Pfarrheim. Tragen Sie dazu einfach die Adresse ein, die Sie als Aktionszentrum hinterlegen möchten und klicken auf Speichern.

In der Box Ansprechpartner können Sie eine Organisatorin oder einen Organisator auswählen, den bzw. die Sie Ihren Gruppen als Ansprechpartner an die Hand geben möchten. Um eine Person auszuwählen, klicken Sie in das Feld und es öffnet sich eine Liste aller möglicher Personen. Es können hier nur Personen eingetragen werden, die als Organisator hinterlegt sind.

Tragen Sie hier die Mindestanzahl an Begleiter und Sternsinger ein, die eine Gruppe haben sollte. Bei der Detailplanung der Aktion wird Ihnen dann angezeigt, ob die Gruppen an allen Aktionstagen genügend Mitglieder haben.

Legen Sie hier fest in welchen Zeiträumen Besuche bzw. Besuchswünsche innerhalb der Aktion stattfinden können. Über das Besuchswunschformular können sich Haushalte dann für diese Zeiträume eintragen. Klicken Sie auf bearbeiten und es öffnet sich eine Liste mit allen Zeiträumen, die Sie über die Aktionstage eingetragen haben. Wählen Sie über die Checkbox, die Tage aus, an denen auch Besuchswünsche möglich sein sollen.

Über die Kalenderfunktion können Sie wichtige Termine eintragen, die in der mobilen App dann für alle oder nur für bestimmte Gruppen angezeigt werden. Sie erreichen den Kalender, indem Sie auf den Menüpunkt Organisation klicken und in dem dann geöffneten Drop-Down Menü Kalender auswählen.

Um einen neuen Termin anzulegen, klicken Sie auf den Button „Termin anlegen“. Geben Sie dann die Termininfos ein und ob der Termin für alle Gruppen oder nur für bestimmte relevant ist. Speichern nicht vergessen.