Crashkurs CSV

Der Austausch mit der Sternsinger-App erfolgt über sogenannte CSV-Dateien, welche von einer Vielzahl von Programmen verarbeitet werden können. Als Beispiel seien sowohl Microsofts Excel als auch LibreOffices Calc genannt. Zunächst zeigen wir Ihnen daher die Bearbeitung von CSV-Dateien in Microsofts Excel.

Sollten Ihnen dann weitere Informationen fehlen, können Sie sich noch einen Überblick über allgemeine Grundlagen verschaffen. Wenn Ihnen diese Grundlagen zu umständlich und komplex erscheinen: Sie sind hier nur der Vollständigkeit halber erwähnt. Bei der Bearbeitung von CSV-Dateien mit Excel benötigen Sie diese nur an wenigen Stellen, vieles läuft vollkommen automatisch.

Verarbeitung von CSV-Dateien in Excel

Die Verarbeitung von CSV-Dateien ist in Excel oder LibreOffice Calc sehr komfortabel, da beide Programme einen Im- sowie Export von CSV-Dateien anbieten.

CSV-Dateien öffnen

Verfügen Sie über eine bestehende CSV-Datei, können Sie diese sehr einfach in Excel importieren. Erstellen Sie dazu zunächst eine neue Tabelle in einer Arbeitsmappe. Anschließend wechseln Sie bitte in den Reiter Daten, dort finden Sie einen Button Aus Text/CSV:

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Wählen Sie nun zunächst Ihre CSV-Datei aus. Anschließend öffnet sich folgender Dialog:

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Bei CSV-Ursprung ist in der Regel UTF-8 die richtige Wahl, das Trennzeichen der Sternsinger-App ist ein Semikolon. Sollten Sie eine CSV-Datei von jemand anderem erhalten haben, kann aber auch ein anderes Trennzeichen richtig sein. Was ein Trennzeichen ist, beschreiben wir unten.

Sollten Sie spezielle Datentypen verwenden, können Sie diese in diesem Schritt zunächst transformieren. Im Regelfall können Sie aber einfach auf den Button Laden drücken, um die Daten in Excel zu übernehmen:

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Die Daten stehen nun in Excel zur Verfügung.

CSV-Dateien speichern

Annahme: Sie verfügen über eine Excel-Tabelle mit Daten, welche Sie in die Sternsinger-App importieren möchten:

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Klicken Sie nun einfach oben im Menü auf Datei und dann auf Speichern unter. Wählen Sie als Datenformat CSV UTF-8 (Durch Trennzeichen getrennt) aus und speichern Sie die Datei auf Ihrem PC.

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Fertig. Da Excel als Trennzeichen ein Semikolon verwendet, können Sie die Datei direkt im Import verwenden.

Hintergrundinformationen

Trennzeichen

Das Präfix CSV ist eine englische Abkürzung und steht für Comma separated values, zu deutsch: Komma getrennte Werte. Eine CSV-Datei ist somit eine Datei, welche Werte durch ein bestimmtes Zeichen trennt. Früher war das ein Komma, heute werden aber auch andere Zeichen als Trennzeichen verwendet, zum Beispiel Semikola. Wichtig ist nur, dass ein solches Zeichen existiert, denn es trennt die einzelnen Werte in der CSV-Datei.

Ein simples Beispiel einer CSV-Datei:

Vorname,Nachname
Max,Mustermann
Martha,Musterfrau
Alex,

Ein Computer benötigt eine bestimmte Struktur, die ihm vorgibt, wo ein bestimmtes Feld anfängt und wo ein bestimmtes Feld endet. Anders als ein Mensch kann sich ein Computer diese Struktur nur schwer aus der Semantik erschließen. Aus diesem Grund wird im obigen Beispiel ein Komma als Trennzeichen verwendet, um die Werte Vor- sowie Nachname zu trennen.

Die Struktur einer CSV-Datei ist sehr einfach: In der ersten Zeile steht meistens eine Auflistung der Feldnamen, wiederum getrennt vom Trennzeichen. In den folgenden Zeilen folgen die konkreten Daten, jeder Wert wird per Trennzeichnen getrennt. Sollte man eine Spalte in einer Zeile nicht benötigen, kann man den Wert auslassen (s. vierte Zeile).

Im Grunde ist eine CSV-Datei nichts anderes als eine Tabelle, in der die einzelnen Spalten per Trennzeichen (z.B. Komma) getrennt sind.

Textqualifizierer

Es mag die Frage aufkommen, wie man das Trennzeichen selbst (beispielsweise ein Komma) in einem Feld nutzen kann. Gerade das Komma ist ja ein geläufiges Zeichen und wird beispielsweise in Notiz-Feldern benötigt.

Folgendes Beispiel illustriert das Problem:

Vorname,Nachname,Notiz
Max,Mustermann,Hat eine Nussallergie, bitte die Eltern anrufen
Martha,Musterfrau,

Der Wert Notiz der Person Max Mustermann wird auf zwei Felder aufgetrennt. Daher muss ein sog. Textqualifizierer eingesetzt werden, der den Wert in einem Feld als Text festschreibt:

Vorname,Nachname,Notiz
Max,Mustermann,"Hat eine Nussallergie, bitte die Eltern anrufen"
Martha,Musterfrau,

In der Regel nutzt man dafür Anführungszeichen. Das Programm weiß daraufhin, dass es in Bereichen, die von zwei Anführungszeichen eingeschlossen sind, nicht nach Trennzeichen suchen soll.

Trennzeichen mehrere Werte

Manchmal möchte man in einer CSV-Datei für ein einzelnes Feld mehrere Werte angeben, z.B. bei E-Mail-Adressen. Das ist leider durch die oben beschriebene Struktur nur schwer umsetzbar, schließlich kann man nicht einfach mehrere Trennzeichen aneinanderreihen. Aus diesem Grund gibt es in der Sternsinger-App ein weiteres Trennzeichen, welches mehrere Werte in einem einzigen Feld trennt. Als Standard verwenden wir dazu das Zeichen „|“ (ohne Anführungszeichen), Sie können aber auch ein eigenes Zeichen verwenden.

Auch hier wieder ein Beispiel:

Vorname,Nachname,E-Mail-Adressen
Max,Mustermann,"mustermann@sternsinger.de|max.mustermann@kindermissionswerk.org"
Martha,Musterfrau
Alex,

Wie man erkennen kann, werden die einzelnen E-Mail-Adressen der Person Max Mustermann in einem einzigen Feld zusammengefasst und über das Zeichen „|“ getrennt.

Tipp

Wenn Sie Probleme bei der Erstellung von CSV-Dateien haben, können Sie auch zunächst Daten in der Sternsinger-App anlegen und dann über den Export herunterladen. Diese Struktur können Sie dann anpassen. Alternativ bieten wir Ihnen auch Beispieldateien an.